Qual o melhor momento para o gestor de negócio trazer o processamento da folha de pagamento para dentro da própria empresa? Esse dilema costuma aparecer principalmente nas empresas que nasceram pequenas, mas com o passar do tempo elas cresceram e aumentaram o número de colaboradores. E a necessidade de se automatizar os processos da folha de pagamentos também.
O primeiro fator associado a esta questão é o CUSTO. Como desonerar esta rotina?
Ao analisar os prós e os contras, o gestor percebe que, além de reduzir custos e despesas, ele poderá desenvolver o planejamento e a gestão, não só do seu RH, mas também de todo o negócio, justamente pela facilidade de acesso às informações gerenciais. Esta é uma importante vantagem estratégica a ser considerada.
O próximo passo é escolher qual a melhor ferramenta, ou seja, o software para rodar a folha de pagamentos.
O gestor precisa ficar atento ao momento em vive a sua empresa e para onde ele quer conduzi-la nos próximos anos. Por isso, é importante ser cuidadoso nesta escolha e definir se quer apenas informatizar os cálculos e realizar esse processo de acordo com a legislação, ou se quer maximizar o seu retorno através de ferramenta de gestão. Neste caso, ele irá administrar informações estratégicas, evitar retrabalho, integrar o fluxo informacional com as áreas contábil, fiscal e financeira. O gestor pode, também, desenvolver o RH, gerir por competências, e de forma estratégica, as áreas de recrutamento e seleção, de avaliação de desempenho, de treinamento e desenvolvimento, de cargos e salários, as áreas da segurança e da medicina do trabalho etc.
Na escolha do produto é importante conhecer: a empresa que o desenvolveu e como ela é vista pelo mercado, principalmente pelos seus clientes; quais são os seus casos de sucesso (e de insucesso)?; de que forma este possível fornecedor se relaciona com o cliente? Ele treina os usuários no seu local de trabalho para conhecer melhor os desafios do dia-a-dia daquele cliente? O seu Help Desk preza pela qualidade no relacionamento com o cliente? É competente e veloz na solução dos problemas?
Lembre-se que, além da expectativa do funcionário receber seu pagamento no prazo, de forma correta, a legislação penaliza atrasos e erros.
Se o gestor avaliar todos estes requisitos e sentir-se seguro com a ideia, é provável que este seja o momento de trazer a folha de pagamentos para dentro da sua empresa!
Luís Dionísio Pisa Marini
Consultor de Soluções de RH