Sem preparação de pauta
Quem já não caiu naquele conto, naquela proposta que sabe ser mentirosa, de que a reunião vai durar apenas cinco minutos? Afinal, por que nas empresas as reuniões se transformam numa espécie de trauma, numa espécie de problema, quando deveriam ser um instrumento de decisão, de compartilhamento, de socialização das informações da organização? Um dos primeiros erros que acontecem comumente nas organizações é a reunião ser realizada sem que se faça previamente a pauta da mesma, determinando todos os assuntos que vão ser deliberados, discutidos, informados na próxima reunião.
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Cumprir o tempo
Embora muitos profissionais saibam da importância da pauta, ainda assim eles não conseguem realizar na prática esse importante procedimento. Portanto, meu amigo, a recomendação de hoje é para que os profissionais entendam que fazer uma pauta não é apenas fazer uma seleção, uma lista de todos os assuntos que vão ser discutidos. É importante também que a pauta determine qual é o tempo que cada profissional pretende utilizar para apresentar a situação. Tenho percebido nos últimos tempos que várias organizações perdem tempo porque seus profissionais não sabem respeitar o volume de minutos que pediram, ou a que tem direito.
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Não desperdiçar tempo
De forma simples e prática, uma boa reunião começa na fase de planejamento e não na fase de realização em si. Significa que uma boa reunião deve ser preparada com muita antecedência e principalmente com muito planejamento. Fazer reuniões sem pautas prévias é tomar o tempo dos outros e perder o seu, coisa que no meio corporativo não está sobrando: o tal do tempo disponível.
(Luciano Salamacha)