Pauta básica
É importante lembrar ao leitor que fogo cruzado em reuniões é aquela atitude que cada participante tem, de se defender acusando a outra parte. É aquela estratégia onde a melhor defesa é o ataque. Para eliminar isso dois fatores são muito importantes no processo. O primeiro deles é a elaboração da pauta. A pauta de uma reunião deve conter basicamente três informações: qual o assunto, quem é o responsável pela exposição desse assunto e qual o tempo desejado. Estas três variáveis: responsável, tempo e assunto, são a peça chave para a segunda fase, aquela em que todos os participantes devem ser informados previamente sobre os assuntos que serão debatidos, e que envolvem a sua área.
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Informações prévias
Imagine, por exemplo, uma indústria onde o gerente de produção se prepara para participar da reunião na empresa e questionar os lançamentos contábeis na área de custos. Esse gerente está irritado porque considera que os funcionários não estão colocando na contabilidade, de maneira correta, os valores gastos pela empresa. Esse gerente ainda tem a intenção de fazer com que a outra área, do departamento financeiro, se envolva no processo. O correto nessa hora é fazer com que toda essa informação, toda essa intenção da gestão em questionar o processo, tenha sido informada tanto para a área contábil quanto para a área financeira com a devida antecedência.
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Neutralizando o fogo
Reuniões devem ser utilizadas apenas para esclarecer dúvidas e não como uma espécie de aprendizado que deve ser realizado ao longo do tempo. Resumindo meu amigo, antes de começar uma reunião certifique-se que todas as pessoas envolvidas em cada assunto da pauta tiveram conhecimento prévio sobre tudo o que iria ser discutido em cada um dos assuntos. Ter conhecimento prévio elimina por completo o fogo amigo numa reunião.
(Luciano Salamacha)